Privacy policy

Vi är måna om att det ska vara tryggt att köpa varor och tjänster av oss. Vi följer den nya dataskyddsförordningen GDPR. Här beskriver vi vilka uppgifter vi samlar in och vad syftet är. Vår policy gäller i alla kontakter med oss, när du besöker vår hemsida, när du är med oss på sociala medier, när vi kommer i kontakt via mejl eller när du lämnar uppgifter till oss på annat sätt som vi lägger in i ett datasystem.

OLIKA är ansvarig för personuppgifter på det sättet som beskrivs här. Vi ansvarar för att dina uppgifter behandlas enligt nuvarande lagstiftning. Kort sammanfattat samlar vi endast in de uppgifter vi behöver för att leverera och fakturera till dig som kund. Vi samlar inte in några känsliga uppgifter och vi säljer inte dina personuppgifter. Däremot delar vi dem med vår distributör, med fraktföretag och betalföretag mm. Du kan läsa om allt detta nedan. 

Du kan när som helst höra av dig till oss och få dina personuppgifter borttagna och dra tillbaka ditt samtycke. Vill du veta mer om hur vi hanterar din data, hör av dig till vår kundtjänst, vi ser fram emot att svara på dina frågor.  

1. Vilka uppgifter samlas in?

För att kunna leverera och fakturera våra varor och tjänster behöver vi personuppgifter. Samt för att ge dig som kund en bra service via vår kundtjänst och hjälpa till med felsökning mm. Vi erbjuder dig också som kund att spara och se dina köp genom att logga in och skapa ett konto. I första hand samlar vi in personuppgifter som namn, adress, telefonnummer, mejl, personnummer och organisationsnummer. Det gör vi för att kunna leverera och fakturera varor och tjänster.  

2. Hur används uppgifterna i marknadsföring? 

Tackar du ja till att få nyhetsbrev från oss sparas det här på sajten, det är endast din mejl som sparas. Ibland samlar vi in mejladresser på annat sätt, till exempel när vi gör ett utskick till förskolor. Vill du inte ha vårt nyhetsbrev eller mejl från oss kan du enkelt avregistrera dig. Det gäller även om du får sms från oss, det ska vara tydligt och enkelt att avregistrera sig. 

Vi samlar alltså in och registrerar personuppgifter i samband med: 
1) Köp av en produkt eller tjänst: för att kunna leverera och fakturera behöver vi personuppgifter – vi samlar inte in mer än det som behövs.  
2) När du anmäler dig till vårt nyhetsbrev – då sparar vi din mejladress.
4) När du skriver avtal med oss sparar vi avtalen och den information som finns där. 

3. Vilka uppgifter används i administration? 

Här hamnar sånt som vi behöver för att bedriva en effektiv verksamhet. Det handlar bland annat om att vi använder dina personuppgifter: 
a) När du har e-postat oss, då sparar vi dina kontaktuppgifter (mejl eller annat), för att kunna kommunicera med dig. Detsamma gäller när vi skickar mejl till dig.
b) Är du anställd hos oss används dina uppgifter för personaladministration och löneadministration.
c) Söker du jobb hos oss sparas dina uppgifter för att kunna kommunicera med dig om du är den vi söker.
d) Om du är i kontakt med oss i din yrkesroll sparas information om dig som t ex mejl och roll och funktion, och ditt namn kan förekomma i minnesanteckningar och liknande.
e) I vår ekonomiska administration och uppföljning finns personuppgifter på fakturor, i verifikationer, i avstämningsunderlag, och i kommunikation med berörda parter som bokföringskonsulter och revisorer.

Gemensamt är att vi endast samlar in information som vi behöver. Inget förutom namn, adress, personnummer, organisationsnummer, adress, telefon och mejl. För organisationer samlar vi också in eventuella referensnummer och ev. titel/position. Vi samlar alltså inte i någon så kallad känslig information. 

4. Lämnas informationen ut till någon annan?

De enda som vi lämnar ut dina personuppgifter till är de som ska leverera och fakturera det du köper. Vi säljer aldrig vidare uppgifter till någon. Vi jobbar också för att ha en hög grad av säkerhet och sekretess när vi arbetar med våra partners.

När du köper en produkt av oss som privatperson så ber vi dig om namn, adress, personnummer och telefonnummer. Allt utom personnummer skickas sedan vidare till vår distributör som i sin tur skickar ut din order. Din order ligger sedan kvar och går att söka på både i våra system med order och leverans.

Inga andra än vi som jobbar kommer åt den information som finns i en order. Vi har en egen server som skyddas med avancerade lösenord och som endast våra anställda och vår tekniskt ansvariga har tillgång till. Distributören får orderinformation via en integration mellan vår butik och lagret och den informationen sparas i deras system för att kunna gå tillbaka och se om något skulle ha blivit fel. 

Som privatperson går dina personuppgifter vidare till Klarna, som också använder ditt personnummer för att kunna fakturera. Dina uppgifter ligger kvar i deras interna system och även i vårt interna system. I vår butik jobbar vi med det som kallas för Shopify betalväxel vilket innebär att det är Shopify som har avtal med alla olika betallösningar, inte OLIKA. 

När du köper en bok av oss som organisation ber vid dig om namn, adress, organisationsnummer och telefonnummer. Allt utom organisationsnummer skickas sedan vidare till vår samarbetspartner Stjärndistribution som i sin tur skickar ut din order med det fraktalternativ du har valt. Det är Stjärndistribution som har avtal med de olika fraktaktörerna, inte OLIKA. Handlar du som organisation på faktura sparas uppgifterna även i vårt ekonomisystem som drivs av Visma. Uppgifterna finns även kvar här i vår butik. 

5. Hur jobbar era samarbetspartners med personuppgifter?

Som vi skrev ovan så samarbetar vi med ett antal olika aktörer för att kunna leverera böcker och tjänster. Här har vi listat de viktigaste. Förutom dessa så använder vi även Googles tjänster, se ovan, till exempel Google Analytixs. Vi tar också hjälp av en bokföringskonsult Ackes Bokföring som även hanterar OLIKAs egen löneadministration, och vår revisor är Baks.se.

Här kan du läsa mer om  hur Stjärndistribution jobbar med personuppgifter.
Här kan du läsa mer om hur PostNord arbetar med personuppgifter.  
Här kan du läsa mer om hur Schenker arbetar med personuppgifter. 
Här kan du läsa mer om hur Citymail arbetar med personuppgifter. 
Här kan du läsa mer om hur DHL arbetar med personuppgifter. 
Här kan du läsa mer om hur Klarna arbetar med personuppgifter.  
Här kan du läsa mer om hur Visma arbetar med personuppgifter. 

6. Cookies, vad är det?

När du använder vår webbplats samlar vi in data via så kallade cookies. Det görs endast efter ett separat godkännande från dig. Då lagras anonym information om vilka sidor som besökts. Det kan vara teknisk information om din enhet och internetuppkoppling, om du surfar via mobil eller dator och liknande. Vi samlar in dessa uppgifter för att kunna anpassa vår webbplats och skapa en ännu bättre upplevelse för dig som intressent och kund. Läs mer om cookies här.  

7. Hur fungerar de rättsliga grunderna?  

För alla behandlingar av personuppgifter ska det finnas en rättslig grund. Vi stödjer oss på följande:

1) Uppfyllande av avtal – vi behöver namn, adress, personnummer och telefonnummer och mejl för att kunna leverera och fakturera varor och tjänster till dig, och därmed uppfylla vårt ansvar för det köpeavtal som ingåtts.

2) Uppfyllande av avtal – när vi samlar in personuppgifter för anställningar, eller om dig som författare eller illustratör, eller andra samarbetspartners med vilka vi skriver avtal med.

3) Rättslig förpliktelse – vi är enligt lag skyldiga att lämna uppgifter till Skatteverket och sköta vår bokföring

4) Berättigat intresse – när det anses okej att använda dina uppgifter i marknadsföringen i vår strävan att göra världen till er en mer jämställd och jämlik plats och det intresset kan anses väga tyngre än ditt eller

5) Samtycke – när du uttryckligen har samtyckt till att vi får behandla dina uppgifter

Om vi använder oss av berättigat intresse som grund kommer vi endast att göra det på det sättet som anges ovan. Du kan när som helst återkalla ett lämnat samtycke genom att kontakta vår kundtjänst. 

Behandlingen av dina personuppgifter sker enligt gällande lagstiftning och det innebär att dina personuppgifter inte bevaras längre tid än vad som är nödvändigt utifrån syftet med behandlingen. Vi lagrar uppgifterna så länge som vi har en relation med dig. Vid all hantering av personuppgifter iakttas en hög säkerhet och sekretess. 

8. Vilka rättigheter har du som person?

Du har rättighet att påverka vilken information som sparas om dig. Om du anser att något har behandlats på felaktigt sätt kommer vi att göra allt för att rätta till det. Du har också rätt att få information om vilka uppgifter som finns lagrade om dig genom att skriftligen begära detta, eller genom att ringa vår kundtjänst.

Du kan när som helst avstå från att få direktmarknadsföring från oss i mejl eller sms så kan du avregistrera dig.  Det gör du genom att klicka på ”avsluta prenumeration” längst ner i mejlet. Då tas din mejl bort från våra system och vi slutar att skicka information. Du har också rätt att motsätta dig den marknadsföring vi gör baserat på berättigat intresse om du har specifika skäl.  

9. Hur fungerar det med länkar till andra sidor och platser?  

I de fall det finns länkar till tredje parts webbplats är det oftast för att informera om eventuella samarbeten och liknande. Vi har inte kontroll över de uppgifter som samlas in där och därför kan vi inte heller ta ansvar för det.  Vi får istället hänvisa till respektive webbplats.  

10. Hur får jag reda på mer? 

För ytterligare information om hur vi hanterar personuppgifter, vänligen kontakta vår kundtjänst. Vårt mål är att du ska känna dig trygg med hur vi behandlar och använder dina uppgifter.